山西运城农业职业技术学院 公文处理规定
2015-01-22 08:07:00   来源:院办公室    点击:

 

为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》等文件精神,结合我院实际,制定本规定:

一、公文处理原则

1、学院公文是学院在党务工作、教育教学、行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。党委方面公文由党委工作处主管;行政方面公文由院办公室主管。并安排专人负责公文处理工作。公文办理人员应当忠于职守,具备相关专业知识,严格按规定程序处理公文。

2、院领导、各处室、系部负责人应当高度重视公文处理工作,率先垂范,带头执行学院公文处理有关规定,加强对公文处理工作的领导和检查。

3、行文要少而精,注重效用,严格控制发文数量和发文范围。

4、公文处理必须做到及时、准确、安全,必须严格执行国家保密规定,实事求是,认真负责,努力提高公文处理工作的效率和质量。

二、公文主要形式及发文字号

(一)“文件格式”的公文

1、中共山西运城农业职业技术学院委员会文件

主要用于党委会做出重要工作部署,向运城市委报告重大事项,及其他需要用学院党委文件印发的公文。发文字号为“运农党字[  ]×号”,发文机关标识为:“中共运城农业职业技术学院委员会文件”,加盖“中共运城农业职业技术学院委员会”印章。

2、山西运城农业职业技术学院文件

主要用于学院对全面工作和教育教学工作做出的重要决策,工作部署,向学院各部门印发重要通知、批复重要事项等,向上级报告、请示重要工作和同平级部门协商等重要事宜。发文字号为“运农院字[  ]×号”,发文机关标识为:“运城农业职业技术学院文件”,加盖“运城农业职业技术学院”印章。

(二)“信函格式”的公文

1、中共山西运城农业职业技术学院委员会函件

主要用于学院党委内部就具体事项与有关党支部商洽工作,询问答复问题和礼仪往来,及其他需要用学院党委函件形式行文的公文。发文字号为:“运农党函[  ]×号”,由党委工作处统一编号。发文机关标识为:“中共运城农业职业技术学院委员会”,加盖“党委工作处”印章。

2、山西运城农业职业技术学院函件

主要用于学院内部就具体事项与有关部门商洽工作,询问答复问题和礼仪往来,及其他需要用学院函件形式行文的公文。发文字号为:“运农院函[  ]×号”,由院办公室统一编号。发文机关标识为:“运城农业职业技术学院”,加盖“院办公室”印章。

(三)会议纪要

用于记载和传达会议情况和议定事项。由院办公室按年度统一编号,不盖章。

(四)情况通报

用于通报学院内部重要工作情况,交流推广典型经验,印发院领导在重要会议上的讲话。由院办公室编发,发文字号用“第××期”。

三、行文规则

1、下行文一般“下发一级”,发至系部、职能处室。

2、学院内设机构除党委工作处及院办公室外,其他任何处室均不得对外正式行文。

3、报送省教育厅、市委、市政府、市教育局等上级主管部门的“请示”,主送机关只能写省教育厅、市委、市政府、市教育局,不要写机关处室,也不要直接写领导同志个人。

4、积极利用现代通信和技术手段处理公文,按规定可以通过网络传递的公文,不再以纸质形式传递。

四、发文办理

发文办理指以学院名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。运转流程为:拟稿→核稿部门核稿→发文登记→核稿(办公室主任或党委工作处处长)→签发→编文号→缮印→拟稿人校对→用印→分发。

1、草拟公文应当符合国家的法律、法规及其他有关规定。做到情况确实,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,文句无误,标点正确,篇幅力求简短。

2、拟稿部门核稿由该部门负责人签署。核稿应认真负责,须对文稿的内容、形式、紧急程度和定密意见等严格把关。核稿人签名应写全姓名和核稿日期。

3、拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办处室应当主动与有关部门协商,取得一致意见并会签后方可行文。

4、公文送负责人签发前,应当由院办公室(党委工作处)进行审核,核稿人员可以对文稿进行修改或提出修改意见后退主办处室修改。院办公室主任(党委工作处)审核把关,签署意见送领导签发。未经审核的公文,院领导原则上不签发,办公室不盖章发出。

5、办公室审核的重点是:是否确需发文,使用何种公文形式,是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定;是否与有关部门协商、会签,文字表达、文种使用、公文格式等是否符合规定,是否符合行文规则,发文范围是否妥当,附件及必需的说明材料是否齐全等。院办公室(党委工作处)审核时要确定公文发送方式和纸质发文份数。

6、以学院党委名义的发文由院党委书记签发。以学院行政名义的发文由院长签发。

7、发文拟稿一律使用电脑打印稿,拟稿单位核稿、会稿、办公室核稿及领导签发均保留原稿,以便核查、存档。修改和签批公文,用笔用墨必须符合存档要求,不得使用铅笔、圆珠笔,不得在文稿装订线外书写。

8、公文签发后,由院办公室(党委工作处)统一编文号,并送文印室。

9、拟稿人应认真校对发文,特别要注意不要出现错漏字现象。

五、收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程。包括签收、拆封、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。需要办理的公文,一律由院办公室负责签收、拆封、登记,未经院办公室登记的公文,不予办理。

1、拟办

对符合相关规定的收文,院办公室应及时提出拟办意见送院领导或交有关部门办理。

2、批办

领导审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

3、承办

1)承办处室收到交办的公文后应当及时处理,不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理,确有困难的,应及时予以说明。对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的,应及时退回交办的院领导或办公室,并说明理由。

2)公文办理中遇有涉及其他处室职权的事情,主办处室应主动与有关处室协商,牵头落实。如有意见分歧,主办处室负责人要出面协商,不得延误、推诿;协办处室要积极配合,共同完成承办事项。

4、催办

院办公室应加强催办工作,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。承办单位对有规定办理时限的紧急公文,应当按时限要求办理,确有困难的应及时向办公室作书面说明;对一般公文也要抓紧办理,无特殊情况应在收到公文后5个工作日内提出处理意见。公文收文时间、承办单位办理时间、办结时间均应在《文件阅办单》上注明备查。

5、公文传递

院办公室收到信函公文或从网络上获取的公文经主任提出拟办意见后,应迅速传递到阅件人手中,阅件人处理公文后应及时送还办公室,经办人员应注上收讫日期。

六、公文整理归档

1、公文办完后,应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时把公文底稿、正本和有关材料整理归档。

2、归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理,要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映学院的主要工作情况,便于保管和利用。

3、归档公文用纸幅面规格应符合规定。传真纸应复印后归档。归档公文的定稿、正本和有关材料要收集整齐,每份公文的页数均应完整无缺。

4、各处室、系部应于每年第一季度完成上年度公文材料的收集整理,并按要求向院办公室移交,在移交清单上标明移交人、接收人、日期等。移交清单一式两份,经双方签字,一份由移交单位保管,另一份由院办公室保存。

移交、接收、归档公文必须认真查点核实,对不符合归档要求的,院办公室提出意见后,有关部门应按要求重新修正。

本规定自公布之日起实施。由学院办公室负责解释。

 

 

 

 

                           2015121

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